Wer in der Kreativbranche tätig ist, hat oft mehr als einen Arbeitsplatz – und mehr als ein Projekt am Laufen. Damit ihr trotzdem produktiv arbeiten könnt und in der Arbeit im Team den Überblick nicht verliert, stellen wir euch hier hilfreiche Apps und Tools zur Koordination vor. Inklusive ExpertInnentipps von Menschen, die Teil des österreichischen C hoch 3 Kreativwirtschaftsnetzwerks sind.
Zeiteinteilung
Mit Doodle koordiniert heutzutage schon fast jede/r Termine – sei es Geschäftliches oder die Kindergeburtstagsparty. Ein einfaches Prinzip: Jede/r wählt für ihn/sie mögliche Daten aus (oder fügt neue Möglichkeiten hinzu) und die App erstellt dann Listen. Die Liste mit den meisten Zusagen „gewinnt“. Doch zur freiberuflichen Zeiteinteilung gehört weit mehr:
Toggl ist ein Timer, der neben der Arbeit mitläuft und die Arbeitszeit misst. Pausen können im Vorhinein festgelegt oder nachher abgezogen werden. Die Software erstellt selbstständig Grafiken, die die Produktivität veranschaulichen. Auch fürs Arbeiten in Teams ist Toggl ein nützliches Tool: Zeiten können innerhalb des Teams verglichen und die Arbeitszeit kann in verschiedene Projekte aufgeteilt werden.
Der Nachteil: Toggl ist eben auch nur ein Timer, der nebenbei mitläuft, jedoch eigentlich kein „echter“ Beweis für deine Arbeitszeit. Die App lässt Raten erstellen, nach denen du stundenweise bezahlt werden kannst – grundsätzlich könntest du währenddessen jedoch auch einfach Däumchen drehen. Oder auf die Uhr schauen.
Self Control hilft Ablenkungen zu vermeiden. Die App sperrt von dir festgelegte Webseiten für eine bestimmte Zeit, damit du dich ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst – ideal für Leute, deren Selbstdisziplin leicht zu bröckeln beginnt. Stundenlanges Surfen auf Facebook & Co wird so gar nicht erst möglich.
Problematisch ist einzig, dass man gerade in der Kreativbranche oft unerwartet Webseiten braucht, die eher zum Vergnügen genutzt werden, zum Beispiel eben soziale Plattformen. Diese kann man jedoch bis zum Ablauf der Zeit in keinem Fall erreichen – nicht einmal, wenn man die App wieder löscht.
Cloud-Dienste
Um Dateien immer zur Verfügung zu haben und mit KollegInnen teilen zu können, muss man sie sich natürlich längst nicht mehr selbst per E-Mail schicken. Cloud-Dienste wie Google Drive und Dropbox erlauben es, Dateien und Dokumente online abzuspeichern und so von überall aus erreichbar zu machen. Ideal also für alle, die nicht an einen fixen Arbeitsplatz gebunden sind.
Speichert man all seine Dateien nur noch so ab, kann es bei den meisten Cloud-Diensten schnell zu einem Speicherengpass kommen. Mega bietet einen riesigen Gratisspeicher von 50 GB, der zusätzlich günstig aufgestockt werden kann. Eine End-to-End-Verschlüsselung gewährleistet den Schutz deiner Daten.
Einziges mögliches Problem: Der Vorläufer Megauploads wurde 2012 zwangsweise ausgeschaltet, Mega könnte dementsprechend auch nicht für immer existieren – es lohnt sich also, ein weiteres Back-up für die wichtigsten Dateien zu benutzen.
Dropbox Business ist hingegen „zur gemeinsamen Dateiverwaltung ideal. Wir haben verschiedene Ordner, die teilen wir nur mit webdots oder auch mit KooperationspartnerInnen“, erzählt Patrizia Faschang, die Geschäftsführerin der österreichischen Online-Marketing-Firma webdots, die auch Teil des C hoch 3 Kreativwirtschaftsnetzwerks ist. Die fünf fixen Mitarbeiter bei webdots arbeiten teilweise dezentral, und sind auf Cloudsharing angewiesen. „Durch die Clients, die es für jedes Betriebssystem gibt, haben wir die Daten überall synchron auf allen Workstations im Office, allen Notebooks, die unterwegs sind, und sogar auf iPads und iPhones. Gleichzeitig können wir dadurch im Fall eines defekten Gerätes sicher sein, dass keine Daten verloren gehen. Kostet mich für 5 Benutzer ca. 700 USD pro Jahr.“
ownCloud überzeugt nicht unbedingt durch seine endlosen Speicherkapazitäten, sondern eher durch Datenschutz. Der Fileholder ist dafür konzipiert, auf deinem eigenen Server zu laufen – also nicht über das Netzwerk Dritter. Im Gegensatz zu vielen anderen Clouds kann hier auch mit anderen gemeinsam mit einem Texteditor-Programm gearbeitet werden – was gerade in der Kreativbranche sicher von Vorteil ist.
Mit ownCloud muss man allerdings auch für die Sicherheit seiner eigenen Daten sorgen und sich selbst um genügend Speicherplatz kümmern.
Kommunikation
Die Kommunikation im Team ist ebenfalls kein so leichtes Unterfangen mehr – verschiedenste Arten von Daten müssen miteinander teilbar sein, und nicht jede/r benutzt von Haus aus dieselben Tools. Whatsapp und der Facebook- Messenger unterstützen nicht alle Dateiformate gleich gut, und sind für den regelmäßigen Austausch im Team einfach impraktikabel. „Für Teamkommunikation finde ich Slack praktisch, für seltenere Kontakte Facebook. Persönliche Treffen und Telefonate sind unverzichtbar, um zu spüren, wie andere ‚ticken‘. Am liebsten allerdings, hätte ich gern ein Büro mit Rohrpost!“, fasst Maria Sigl von der Kommunikationsberatung Silber – Wort und Werbung, die ebenso Teil des C hoch 3 Kreativwirtschaftsnetzwerks ist, die Problematik zusammen.
Das schon erwähnte Slack ist eine Art erweitertes WhatsApp für Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Konversationen können in einzelne Arbeitsbereiche eingeteilt werden, auf die dann alle Mitglieder Zugriff haben, um up to date bleiben zu können. Dateien können miteinander geteilt werden.
Wer mehrere Kommunikationskanäle nutzt, kann sie mit Franz organisieren. Die nach Kaiser Franz Josef benannte App des Wieners Stefan Malzner verbindet alle gängigen Kommunikationsapps (unter anderem: Slack, WhatsApp, WeChat, HipChat, Facebook Messenger, Telegram, Google Hangouts, GroupMe, Skype) miteinander, sodass du nicht mehr ewig nach vergangenen Konversationen suchen musst, sondern alles seinen Platz hat. So soll Organisation!
Projektmanagement
Wer mit mehreren Personen an einem oder sogar mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, weiß, wie unübersichtlich das sehr schnell werden kann. Im ständigen E-Mail-Verkehr mit mehreren Leuten gehen gern wichtige Informationen verloren, die Aufgabenverteilung wird unklar und die Terminkoordination mühsam, weil sie auf andere Programme ausgelagert werden muss oder gar nicht existent ist.
Hier helfen Tools wie JIRA: „Ideal zum Projektmanagement. Wir verwalten hier nicht nur unsere Projekte, sondern auch Supportanfragen unserer Kunden. Wir können Tickets Personen zuweisen, vereinbarte Aufwände hinterlegen, Stunden aufzeichnen und Tickets mit Erinnerungen versehen. Und auch hier haben natürlich unsere KooperationspartnerInnen ebenfalls Zugriff auf die gemeinsamen Projekte. Kostet mich für 10 Nutzer aktuell ca. 30 USD pro Jahr (selbstgehostet, inkl. Updates)“, so Frau Faschang.
Trello funktioniert nach einem ähnlichen Prinzip wie Slack. Hier steht jedoch nicht nur die Kommunikation der ProjektpartnerInnen, sondern das Projekt selbst im Vordergrund: Erstellt wird quasi eine Liste an Tasks, die erfüllt werden müssen. Diese erscheint dann auf einem Dashboard, auf das alle für dieses Dashboard freigeschalteten NutzerInnen gleichzeitig zugreifen können. In Echtzeit kann man sich so über den Stand seiner Projekte informieren, sich für neue Aufgaben eintragen und natürlich Dateien miteinander teilen.
Einzig die Kommentarfunktion bleibt zu bemängeln: Hier fehlt ein wenig die Übersicht. Ein einzelner Gesprächsstrom für die ganze Gruppe wäre von Vorteil – derzeit muss jede/r einzeln auf Kommentare antworten. Wer up to date bleiben will, muss sich all diese Kommentare ansehen, und kann sie nicht einfach in einem Gruppenchat überfliegen.
Basecamp verbindet die Funktionen von Slack und Trello. Zusätzlich zu den bereits beschriebenen Projektmanagementfunktionen hat Basecamp ein Messageboard, auf dem die wichtigsten Nachrichten für alle sichtbar sind. Automatische „Check-ins“ fragen in einstellbaren, regelmäßigen Abständen ab, ob irgendjemand Hilfe benötigt und wie die einzelnen Teammitglieder generell vorankommen. Sogar E-Mails können ins Basecamp geforwardet, dort kommentiert und gemeinsam beantwortet werden.
Hier ist einzig der Preis ein Nachteil: Wer dieses Tool gratis nutzen möchte, kann nur ein einziges Projekt erstellen und bearbeiten – was für MultitaskerInnen und Unternehmen vermutlich zu wenig sein wird.
Netzwerken
Wer nicht in einem traditionellen Büro arbeitet, dem fehlen oft die Business-Kontakte und Möglichkeiten, beruflich aufzusteigen und sich in seiner Branche hervorzutun. Regelmäßige Bespielung eigener Kanäle in Netzwerken wie Facebook und Twitter hilft dabei. In den letzten fünf Jahren geben eigene Business Networks jedoch immer stärker den Ton an.
LinkedIn wird international als „Facebook für die Arbeit“ gehandelt. Die Social-Media-Plattform funktioniert auch genauso: Nach dem Erstellen eines Profils wird ein Newsfeed für dich generiert. Dein Profil enthält ähnliche Informationen wie dein Lebenslauf. Potenzielle ArbeitgeberInnen können so relativ leicht passende ArbeitnehmerInnen finden – nicht nur in unmittelbarer Nähe, sondern weltweit. Zu diesem Zweck kann das Profil in mehrere Sprachen übersetzt werden. Auch branchenspezifische News verbreiten sich schnell – ohne, dass extra danach gesucht werden muss.
Nachteilig ist jedoch, dass LinkedIn überwiegend passiv genutzt wird – ArbeitgeberInnen wie auch Arbeitssuchende aktualisieren ihre Profile oft nicht. Wer die Plattform aktiv zur Vernetzung nutzen möchte, leidet darunter.
Xing ist eine Art deutschsprachiges LinkedIn. Zusätzlich bietet die Plattform mit XingEvents
auch noch die Möglichkeit, potenzielle Business-PartnerInnen gleich persönlich in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen.
Xing wird überwiegend in der DACH-Region, sowie auch in Spanien und anderen europäischen Staaten genutzt. Wer international Fuß fassen möchte, wird so nicht weit kommen. Gerade in aufstrebenden Businesses, etwa in der IT-Branche, ist Internationalität jedoch zunehmend gefragt. Der Fokus auf Europa und deutschsprachige Staaten kann eventuell einschränken.
Notizen
Auch simpelste Tasks, wie etwa Notizen machen, sind in der Kreativwirtschaft gar nicht so einfach, denn: Andere müssen mit ziemlicher Sicherheit mit diesen Notizen in Berührung kommen können. Ein Zettel am Kühlschrank reicht da oft nicht mehr – vor allem, wenn man gar kein gemeinsames Büro hat oder dieses nicht täglich von allen MitarbeiterInnen genutzt wird. Wer sich ganz „Oldschool“ eine Liste schreiben möchte, die er dann sicher nicht verlegen oder unabsichtlich wegschmeißen kann, hat sicher schon von Remember The Milk gehört. Du erstellst eine To-Do-Liste und wirst sogar an deine Termine erinnert. Diese Liste kannst du dann natürlich auch mit anderen sharen. Damit sie auch was zu tun haben.
Pocket hingegen hilft bei Notizen der etwas anderen Art: Die App speichert Links von Dingen, die du dir später noch mal ansehen oder für nachher „merken“ möchtest – egal ob aus deinem Internet-Browser oder aus einer anderen App. Sind diese gespeichert, existieren sie in Pocket auch offline – auf jedem deiner Endgeräte.
Wer Pocket jedoch nicht mehr nutzen möchte, hat es nicht leicht: Es ist relativ schwierig, die Anwendung vollständig zu löschen, da sie sich so gut in den Browser integriert.
Evernote ist quasi ein digitaler Notizblock. Du kannst neben normalen Notizen auch Listen erstellen und Fotos und Dateien inkludieren. Speziell ist die Suchfunktion, die auch Begriffe in Notizen finden kann, die du mit der Hand geschrieben und dann in Evernote abgespeichert hast. Auch hier kannst du deine Notizen natürlich mit anderen teilen.
Evernote ist jedoch sehr weitläufig – wer wirklich alle Funktionen nutzen möchte, muss ein bisschen Zeit investieren, um sich mit dem Programm vertraut zu machen.
Michaela Binder, Trainerin beim C hoch 3 Kreativwirtschaftscoaching und Gründerin des Salzburger Kommunikationscoaching-Büros com_studio, fasst die Vorteile, mit digitalen Helfern zu arbeiten, so zusammen: „JIRA, Trello, Google Docs: kostengünstig, einfach, individualisierbar und immer verfügbar.“
Du bist kreativ, wissbegierig, selbstständig bzw. möchtest selbstständig werden? Du möchtest dich und dein Netzwerk weiterentwickeln? Dann bewirb dich jetzt noch bis 24. Februar hier für das C hoch 3 Kreativwirtschaftscoaching der Kreativwirtschaft Austria und werde Teil des Kreativwirtschaftsnetzwerks!